La Factura Electrónica Obligatoria será uno de los principales cambios fiscales que marcarán el año 2025 para las pequeñas y medianas empresas. Esta medida, impulsada por el gobierno español en línea con los objetivos de digitalización y transparencia fiscal de la Unión Europea, busca transformar radicalmente la forma en que las empresas gestionan su facturación. Para muchas pymes, este cambio representa tanto una oportunidad como un desafío.
En este artículo, conocerás en detalle qué implica esta obligación, cómo afectará a tu negocio y qué pasos debes tomar para cumplir con la normativa sin complicaciones.
Índice
¿Qué es la Factura Electrónica Obligatoria?
La factura electrónica es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel, pero que se emite, recibe y conserva por medios electrónicos. A partir de 2025, en España será obligatoria para todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos, en cumplimiento con la Ley Crea y Crece.
Este nuevo marco normativo pretende:
- Facilitar el control tributario.
- Prevenir la morosidad comercial.
- Impulsar la digitalización de las pymes.
- Garantizar una mayor trazabilidad en las operaciones.
¿A quién afecta la nueva normativa?
A partir de 2025, la Factura Electrónica Obligatoria afectará a:
- Autónomos y profesionales que facturen a otras empresas o autónomos.
- Pymes de todos los sectores, independientemente de su volumen de facturación.
- Grandes empresas, que ya estaban sujetas a este requerimiento en muchos casos.
No se limita al sector público, como ocurría con la factura electrónica en el contexto de las administraciones. Ahora, se extiende al ámbito B2B (empresa a empresa), haciendo obligatorio el uso de plataformas digitales certificadas.
Cambios principales que afectarán a las pymes en 2025
La entrada en vigor de la Factura Electrónica Obligatoria supondrá modificaciones importantes en la gestión administrativa de las pymes:
1. Adopción de software compatible
- Las empresas deberán utilizar programas de facturación homologados que generen facturas en formato estructurado (como XML o Facturae).
- Estas soluciones deben permitir el envío automático de las facturas al cliente y garantizar la conservación electrónica durante al menos 4 años.
2. Registro en plataformas de intercambio electrónico
- Las facturas deberán enviarse a través de plataformas electrónicas certificadas.
- Es posible utilizar plataformas públicas (como FACeB2B) o privadas que cumplan con los estándares del Ministerio de Hacienda.
3. Tiempos de implementación
La ley contempla un calendario progresivo:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: obligadas desde julio de 2025.
- Empresas y autónomos con facturación inferior a 8 millones: disponen de hasta julio de 2026.
A pesar de este margen, se recomienda prepararse desde ya para evitar contratiempos.
4. Obligación de aceptación de facturas electrónicas
Todas las empresas deberán aceptar las facturas en formato electrónico, independientemente de su tamaño, y mantener un archivo seguro y accesible de estos documentos.
Ventajas de la Factura Electrónica para las Pymes
Aunque la adaptación pueda parecer compleja, la Factura Electrónica Obligatoria también traerá beneficios significativos:
- Reducción de costes operativos: menos papel, impresión y envío.
- Agilidad en la gestión: automatización de procesos contables y fiscales.
- Mejor control financiero: seguimiento en tiempo real del estado de las facturas.
- Disminución de errores humanos: menor riesgo de duplicidades o pérdidas.
- Cumplimiento fiscal asegurado: facilita la presentación de impuestos y auditorías.
Además, el entorno digitalizado permite detectar de forma temprana los impagos y aplicar estrategias más efectivas de prevención de morosidad.
¿Qué deben hacer las pymes para prepararse?
La clave está en la anticipación. Aquí tienes una serie de pasos prácticos que puedes tomar para prepararte antes de que la Factura Electrónica Obligatoria entre en vigor:
● Evaluar tu sistema actual de facturación
¿Utilizas hojas de cálculo, plantillas de Word o programas antiguos? Si es así, es el momento de migrar a una solución profesional que cumpla con los requisitos técnicos y legales.
● Buscar un proveedor de software certificado
Existen múltiples opciones de facturación electrónica en el mercado, tanto gratuitas como de pago. Asegúrate de que:
- Genere facturas en el formato correcto.
- Permita el envío y recepción conforme a la normativa.
- Ofrezca almacenamiento seguro.
- Se actualice de forma automática ante cambios legales.
● Formar a tu equipo
Si cuentas con personal administrativo, es crucial que comprendan cómo funciona la nueva herramienta, qué procesos cambian y cómo gestionar correctamente las facturas.
● Contar con el respaldo de una gestoría
Una gestoría online o tradicional puede ayudarte a implementar el sistema, validar los formatos, integrar los procesos contables y asegurar el cumplimiento normativo.
Errores comunes que debes evitar
- Dejarlo para el último momento: la implementación técnica puede requerir semanas de pruebas y ajustes.
- Usar soluciones no homologadas: podrías enfrentar sanciones o invalidez fiscal de las facturas.
- No conservar adecuadamente las facturas: el almacenamiento debe garantizar accesibilidad, seguridad y trazabilidad durante años.
- No informar a tus clientes o proveedores: es vital coordinar el proceso con todos los actores involucrados.
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de la Factura Electrónica Obligatoria puede acarrear sanciones económicas, aunque se espera que haya un periodo inicial de adaptación flexible. No obstante, la Agencia Tributaria podrá imponer multas si:
- No emites la factura en formato electrónico cuando corresponde.
- No conservas la documentación según las normas.
- Obstruyes el proceso de fiscalización por falta de trazabilidad.
Conclusión: La digitalización ya no es opcional
La implementación de la Factura Electrónica Obligatoria en 2025 marcará un antes y un después en la forma en que las pymes españolas gestionan su facturación. Aunque el cambio puede parecer desafiante, representa una gran oportunidad para modernizar procesos, reducir costes y aumentar la competitividad.
La gestoría online como Gestoritas puede ser una excelente opción para recibir el apoyo necesario en la gestión fiscal de tu empresa. Recuerda que una buena planificación y gestión fiscal son inversiones que te ayudarán a mantener el cumplimiento legal y a asegurar el crecimiento y el éxito a largo plazo de tu negocio.
